Productiviteit

GRIP van Rick Pastoor – Boekreview

GRIP-boekcover

Stap voor stap leren om slimmer te werken, groter te denken en je plannen te verwezenlijken. Dat is de belofte die Rick Pastoor doet in zijn boek GRIP. Het idee achter het boek doet mij denken aan Getting Things Done, maar kan GRIP nog wat extra’s toevoegen?

Zoals ik in een eerdere blog al eens aangaf heb ik mijn eigen invulling gegeven aan Getting Things Done zodat het voor mij blijft werken. Bij het lezen van GRIP heb ik het idee dat dit Rick Pastoor met ditzelfde idee aan de slag is gegaan met zijn boek. Een deel van zijn tips herken ik namelijk vanuit Getting Thing Done en ook uit andere productiviteitsboeken. Tijdens het schrijven van dit boek werkte Rick Pastoor als Hoofd Product bij Blendle, na het uitbrengen van het productiviteitsboek heeft hij ontslag genomen om voor zichzelf aan de slag te gaan.

GRIP is verdeeld in drie delen: week, jaar en leven. Het voordeel is dat je eerst de dagelijkse beslommeringen onder controle krijgt, zodat je een opgeruimd hoofd hebt en je horizon kunt gaan verbreden.

Grip op je week

Als je de controle wilt krijgen over je dagelijkse leven is het volgens Rick Pastoor belangrijk om tools in de juiste volgorde te gebruiken. Je agenda is het allerbelangrijkste. Als er niets in je agenda staat, kun je kijken wat er op je takenlijst staat. En als je daar ook alles van afgerond hebt, is het pas tijd voor je e-mail. In het dagelijks leven zetten mensen vaak e-mail bovenaan op hun prioriteitenlijstje, waardoor ze in tijdsnood komen.

Agenda

Rick probeert zijn dagen van tevoren zo goed mogelijk te plannen. Hierbij gaat hij verder dan alleen meetings met anderen, of taken die hij op een bepaald moment wil oppakken. Geef je morgenmiddag om 14:00 uur een update aan je team? Probeer dan het uur (of halfuur) van tevoren te blokken, zodat je je rustig kunt voorbereiden en je waarde toevoegt aan iedereen in het gesprek.

Probeer verder maximaal tachtig procent van je tijd te te plannen, zodat je op een werkdag ook nog de tijd hebt voor dingen die tussendoor komen. Daarnaast is het belangrijk om de omschrijving van een agenda-item concreet te maken, zodat je direct aan de slag kunt. Moet je to do’s trouwens in je agenda zetten? Rick plaatst enkel taken in zijn agenda als ze meer dan dertig minuten in beslag nemen of heel erg urgent zijn.

Takenlijst

Je agenda heeft dus de hoogste prioriteit, daarna volgt je takenlijst. Met een takenlijst zorg je ervoor dat je nooit meer iets in je hoofd hoeft te bewaren. Je hersenen zijn daar namelijk niet voor ingericht, wat ten koste gaat van je creativiteit. Je takenlijst kan als een brein voor je brein gelden. Maak je dus een belofte aan iemand? Voeg deze belofte direct toe aan je takenlijst. Is je wc-papier op, voeg dit direct toe aan je boodschappenlijstje. Het voelt in het begin wat gek (dit onthoud ik toch wel?), maar het zorgt ervoor dat je je systeem blijft vertrouwen.

Dat vertrouwen wordt extra gevoed door een zogenaamde weekly review. Dit is een wekelijkse moment waarop je het net ophaalt. Zijn er actiepunten of vervolgafspraken uit je agenda waar je iets mee moet doen? Welke open eindjes zijn er nog? Tijdens deze weekly review reflecteert Rick ook terug op zijn week en hij bepaalt wat hij de komende week wil gaan doen.

E-mail

E-mail kun je volgens Rick het beste op enkele vaste momenten per dag checken. Zelf adviseert hij drie momenten: begin van de dag, tijdens de lunch, en aan het einde van de dag. Door het batchen van deze activiteit bespaar je een hoop tijd, doordat je niet constant uit je werk wordt gehaald.

In GRIP leer je om bij elke mail één van de volgende vijf vervolgacties te kiezen:

  1. Afwijzen/verwijderen/uitschrijven als de e-mail niets toevoegt
  2. Archiveren als er geen actie vereist is
  3. Direct afhandelen als je binnen twee minuten de taak kan afronden
  4. Plan tijd in je agenda in als er een deadline is
  5. Voeg de actie toe aan actielijst

Grip op je jaar

Als je eenmaal grip hebt op je dagen en weken, is het tijd om naar de bigger picture te kijken: de jaarplanning. Hierbij kijk je niet naar de dingen die perse moeten, maar ook vooral naar de dingen die je zelf wil bereiken. Wat vind jij nu echt leuk om te doen en waar ben je goed in? Wat zou je in de komende twaalf maanden willen verbeteren of willen leren?

Net als op weekniveau, voert Rick ook een jaarlijkse review uit. Het beste moment hiervoor is rond de jaarwisseling (dus volgend jaar wordt het tijd voor goede voornemens). Uiteraard kun je ook na het lezen van het boek je plannen voor het resterende deel van het jaar plannen. Probeer vier tot zeven doelen te stellen, die het liefst iets buiten je comfortzone liggen. De reden voor dit aantal is zodat je niet stilstaat als één van je doelen niet zo lekker loopt, maar dat het nog wel behapbaar blijft.

Je jaarlijkse plannen zet je daarna om naar kwartaaldoelen en deze neem je mee in je wekelijkse review. Hierdoor hoef je niet jaarlijkse je goede voornemens te recyclen omdat het weer niet gelukt is. Daarnaast geeft Rick de tip om een accountability partner te zoeken. Met deze persoon spreek je wekelijks (of tweewekelijks) af en bespreek je kort hoe de afgelopen periode was en wat je de komende periode gaat doen. Hierdoor heb je een stok achter de deur om je doelen echt te gaan halen.

Grip op je leven

In het laatste deel van het boek duikt Rick nog verder de diepte in. Hoe kun je jezelf beter maken? Daarbij spelen vooral effectief luisteren en strategisch leren centraal. Hoewel dat zeker belangrijke onderwerpen zijn, voelde het voor mij toch iets meer als een losstaand deel. Grip op je week en op je jaar zijn heel concreet, terwijl het laatste deel een stuk abstracter blijft.

Meer van hetzelfde of toegevoegde waarde?

De meeste ideeën uit GRIP zijn misschien niet nieuw, maar het boek weet zich te onderscheiden door hoe praktisch de theorie is ingericht. Bij een boek als Getting Things Done leer je heel theoretisch waarom je een bepaald systeem moet gebruiken. GRIP is lekker pragmatisch en daarom kun je al snel winst pakken, zonder dat je het hele boek toepast. Mocht je het boek gaan lezen, dan zou ik je zeker aanraden om te proberen om het eerste deel (Grip op je week) toe te passen in je leven. Dat gaat je veel winst opleveren. Al met al is dit een boek dat ik je zeker kan aanraden.

Je kunt GRIP onder andere bestellen via bol.com.