Hoe kun je Getting Things Done volhouden?

Productiviteitsguru David Allen bracht in 2001 het boek Getting Things Done uit. Hoewel het boek ontzettend populair is, lukt het slechts een enkeling om de productiviteitsmethode uit het boek in de praktijk te brengen, laat staan niet te stoppen na een paar weken. In dit artikel deel ik hoe ik Getting Things Done (GTD) tegenwoordig toch volhoud.

Wat is Getting Things Done?

In de productiviteitsmethode Getting Things Done probeer je door middel van vaste structuren je hoofd leeg te houden schrijf je alles wat je nog moet doen en wat je wilt onthouden op en bewaar je dit in een systeem. Dit moet ervoor zorgen dat je hoofd geen opslagplek voor informatie is, maar een plek om creatief te zijn.

GTD draait om vijf stappen: (1) verzamel alles, (2) verwerk de items, (3) wat is de volgende actie?, (4) review en (5) onderneem actie. In het artikel De vijf basisstappen van Getting Things Done leg ik exact uit hoe elke stap werkt.

Waarom gaat het mis?

Vorig jaar schreef ik een artikel over mijn haat-liefde-verhouding met GTD en daarbij omschreef ik het probleem met de methode pakkend: “Productief worden is één ding, productief blijven is een ander.” In het verleden ben ik heel vaak opnieuw begonnen met deze productiviteitsmethode.

Als je begint met GTD is het heerlijk: je hebt alles inzichtelijk, komt al je afspraken na, kunt informatie snel terugvinden en je mailbox is na elke dag volledig leeg. Nog fijner dan deze vier dingen is dat je rust in je hoofd hebt omdat je niet het gevoel hebt dat je iets mist. Totdat…

Altijd is er een moment waarop het misgaat. Meestal begint het ermee dat je toch niet al je taken in je to do-lijst hebt verwerkt. Een andere valkuil voor mijzelf is dat ik in het begin taken heel goed afbaken, maar na een paar weken wordt het steeds vager. Hierdoor loop ik het risico dat taken zo groot zijn dat je er een paar dagen mee bezig bent. Daardoor blijven andere taken liggen of vergeet je dingen op te schrijven.

Welke valkuil je ook intrapt, uiteindelijk is het grootste probleem dat je niet meer honderd procent kunt vertrouwen op het systeem. Dat is het begin van het einde. Op het moment dat je vertrouwen verdwijnt, schrijf je niet al je taken meer op en ga je dingen proberen te onthouden en kom je in een vicieuze cirkel terecht.

Zo houd ik Getting Things Done wel vol

Sinds een tijdje heb ik een aanpassing gemaakt in mijn Getting Things Done-systeem waardoor het voor mij blijft werken. Eén van de problemen die ik met GTD ook heb, was dat ik een enorme Acties-lijst had, maar waarvan er een groot verschil in prioriteit was. Hierdoor stelde ik sommige taken onterecht uit en pakte ik onbelangrijkere taken op.

Deze week

In mijn huidige GTD-systeem heb ik naast de categorieën Acties (deze heb ik gesplitst in losse taken en taken die ik elke week moet doen), Wachten op, en Misschien/ooit een vierde categorie toegevoegd: Deze week. Ik heb mijn GTD-setup gebouwd in Todoist, dat ik nu al enkele jaren gebruik voor al mijn to do’s.

Elke vrijdag of zaterdag heb ik mijn wekelijkse review van mijn to do’s en daarbij prioriteer ik welke dingen ik de komende week wil oppakken. Hierdoor heb ik gedurende de week een helder beeld van de dingen die ik moet doen en hoef ik mij niet druk te maken om dingen die ik misschien binnenkort moet doen.

Ik probeer daarbij globaal per dag aan te geven wat ik van plan ben om te doen. Daarbij moet ik wel oppassen dat ik geen echte deadline zetten op mijn eigen wensen, want anders krijgen die taken prioriteit om echte harde deadlines.

Teveel hooi op de vork

Probeer daarnaast niet teveel hooi op de vork te nemen. Je kunt beter ervoor kiezen om één grote taak op een dag op te pakken en een paar kleine, dan meerdere grote taken. Je loopt namelijk het risico dat je dan al je taken niet afkrijgt. Het gaat bovendien ook nog eens ten koste van je werkplezier.

Accountability partner

De laatste tip die ik je wil meegeven is: zoek een accountability partner. Als je elke week (of twee weken) verantwoording moet afleggen voor wat je hebt gedaan (en wat je niet hebt gedaan), dan is de kans groter dat je dingen gaat doen. Het werkt voor mij in ieder geval heel erg motiverend.

Het boek Getting Things Done kun je onder andere kopen bij bol.com.

Foto: picjumbo.com / Pexels