Productiviteit

Todoist: inzichtelijk maken wat je nog moet doen

Todoist

Een lijstje maken van alles wat je nog moet doen helpt je om overzicht te creëeren voor jezelf. Dan moet je alleen het lijstje niet kwijtraken. Gelukkig zijn er to-do-apps, waarmee je je lijstjes altijd bij de hand hebt. Zelf maak ik al enkele jaren gebruik van Todoist.

Of je nou gebruikmaakt van een productiviteitsmethode als Getting Things Done, of gewoon een simpel lijstje wil maken van taken die je wilt doen of boeken die je wilt lezen, het werkt prima met Todoist. De to-do-dienst kun je bezoeken in je browser, of je kunt de app downloaden voor Android, iOS, Windows of MacOS. Hierdoor heb je altijd je takenlijst bij de hand. Dat is voor mij cruciaal. Als ik het idee heb dat ik iets op een later moment moet doen, dan heb ik een tool nodig waarmee ik gemakkelijk iets toevoeg. Zelfs als ik in the middle of nowhere ben.

Todoist: krachtige tool in simpel jasje

Todoist is een krachtige tool in een heel simpel jasje. Hierdoor kun je er snel mee aan de slag en hoef je niet eerst je weg te vinden. Op de desktop heb je links je filtermogelijkheden, en rechts je taken. Op mobiel zitten de filtermogelijkheden in het menu. Je hebt ook nog een zoekfunctie die snel een overzicht biedt van de taken die je zoekt.

Taken die je afrondt verdwijnen, maar je kunt ze door het klokje weer terugvinden. Een ander leuke functie is dat je zelf een kleurenschema kan instellen. Ik heb zelf gekozen voor het donkere thema, omdat het zo heerlijk rustgevend voor de ogen is. Je kunt taken aanmaken zonder datum, maar je hebt ook de optie om deadlines in te stellen. Wil je elke maand je auto wassen? Je hebt ook de optie om terugkerende taken instellen.

Standaard komen al je taken in de inbox terecht. Zelf gebruik ik de inbox als tijdelijke plek waar ik dingen dump waar ik nog iets mee moet. Op een later moment maak ik de actie concreet en plaats ik ze in de juiste categorie (iets nodig van de supermarkt? -> Boodschappen). Naast de inbox heb je standaard ook nog de overzichten van taken met een deadline voor vandaag of voor de komende zeven dagen.

Projecten

Todoist biedt ook de optie om projecten te maken. Dit zijn een soort van verzamelbakjes voor soortgelijke projecten. Ik heb in de jaren dat ik Todoist gebruik verschillende implementaties gebruikt voor deze projecten. Op dit moment heb ik de volgende projecten:

  • Taken: De dingen die ik moet doen
  • Terugkerend: Dingen die ik moet doen, maar die terug blijven komen (zoals het maandelijks wassen van mijn auto)
  • Blog ideeën: Ideeën voor Tjitze.nl
  • Boodschappen: Alle producten die ik volgende keer moet halen als ik in de supermarkt ben

Ik heb in het verleden ook wel projecten gehad voor films die ik wilde kijken of boeken die ik wilde lezen. Ik merkte dat ik die overzichten niet vaak genoeg bekeek en daarom ben ik daar mee gestopt.

Labels

Een andere mogelijkheid om taken te organiseren is door middel van labels. Dit is vooral handig voor de powerusers. Je kunt bijvoorbeeld labels maken voor de omgeving waarin je een taak kan afronden: kan je iets bijvoorbeeld alleen op kantoor of thuis doen? Ook heb ik gebruikers gezien die het gebruiken om aan te geven hoe lang ze verwachten met een taak bezig te zijn (5 minuten, 5-15, 15-30, 30-60, of 60+). Labels hebben zeker toegevoegde waarde, maar kun je in het begin misschien beter even overslaan om Todoist overzichtelijk voor je zelf te houden.

Filters

Todoist heeft ook de mogelijkheid tot filters. Hiermee kun je overzichten creëren op basis van -je raadt het niet- filters. Je kunt filteren op zo ongeveer alle eigenschappen die een taak kan hebben. Zo kun je bijvoorbeeld alle items uit het project ‘Taken’ pakken, met een deadline binnen 30 dagen die het label ‘@thuis’ hebben. Bekijk op de website van Todoist hoe je filters op maat kunt instellen.

Todoist: een echte aanrader

Ik heb door de jaren veel verschillende to-do-apps geprobeerd, maar ik heb geen tool gevonden die zo simpel is als Todoist, maar die tegelijkertijd even veel functionaliteit heeft. Ik had een stille hoop voor Google Tasks, maar die heeft helaas geen mogelijkheid voor taken die terug moeten keren. Todoist heeft een gratis en betaalde versie. De betaalde versie zorgt ervoor dat je meer functionaliteiten hebt (zoals labels, filters en overzicht voltooide taken per project). Zelf betaal ik sinds 2015 drie tientjes per jaar voor de premium versie en dat is de moeite meer dan waard.

Welke tool gebruik jij om inzichtelijk te maken wat je nog moet doen en wat maakt die tool voor jou de beste keuze? Laat het mij weten op Twitter (@tjitzenl).