Productiviteit

Mijn haat-liefde-verhouding met Getting Things Done

Gettings Things Done

Productief worden is één ding, productief blijven is een ander. Ik ben inmiddels vaak opnieuw begonnen met het inrichten van mijn Getting Things Done-systeem. Waar gaat het mis?

Ik probeer mijn werk altijd zo optimaal mogelijk in te richten, zodat ik tijd en moeite bespaar en mij kan richten op leukere dingen. Dat is ook de reden dat ik een paar jaar geleden het boek Gettings Things Done van David Allen heb gelezen.

Wat is Getting Things Done?

Gettings Things Done (GTD) is een productiviteitsmethode waarbij je alles wat je moet doen en alles wat je wilt onthouden in een systeem stopt. Het idee hierachter is dat je je brein kan gebruiken om creatief te zijn, in plaats van dat het een opslagplek voor informatie is. In een eerder artikel heb ik de basisprincipes van Getting Things Done uitgelegd.

Liefde voor GTD

Als ik mijn productiviteitssysteem, geïnspireerd op Getting Things Done, volledig heb ingericht werkt het als een malle. Mijn mailbox is elke dag leeg, ik kom mijn afspraken allemaal na en ik kan verzamelde informatie goed terugvinden. Het vraagt wel om een investering. Aan het einde van de werkdag moet ik even al mijn nieuwe acties en informatie herformuleren en een goed plekje geven. Kost hooguit vijf tot tien minuten, maar het is verleidelijk om het niet te doen. Eén keer per week maak ik tijd voor een wekelijkse review. Hierin loop ik al mijn taken na op relevantie en prioriteit. Ik leeg mijn mailinbox, maak mijn administratie op orde en ik brainstorm om alle losse eindjes boven tafel te krijgen.

En toch gaat het mis…

Zolang het goed gaat is het een ideaal systeem. Ja het kost tijd om het systeem te onderhouden, maar uiteindelijk bespaar je vooral een hoop tijd, omdat je nooit iets vergeet. En toch gaat het bij mij regelmatig mis… Getting Things Done werkt alleen als je het systeem volledig vertrouwt. Als je twijfelt, ga je toch weer proberen om dingen te onthouden in plaats van ze in je systeem te stoppen.

Als het bij mij fout gaat komt dat meestal omdat ik niet dagelijks of wekelijks mijn systeem onderhoudt. Je werkdag loopt iets uit waardoor je je moet haasten om te gaan sporten en daarna ga je nog naar vrienden. Als je thuiskomt is het laat en ben je moe, waardoor je GTD maar even uitstelt tot de volgende dag. Als je de volgende ochtend de situatie herstelt, ontstaat een domino-effect. Je ruimt het Getting Things Done-systeem niet meer op, waardoor de informatie niet meer volledig is. Daardoor vertrouw je je systeem niet meer en ga je informatie in je hoofd bewaren. Je systeem begint steeds meer achter te lopen, waardoor het op een gegeven moment niet meer relevant is.

Hoe los ik het op?

Vooralsnog kies ik er regelmatig voor om volledig opnieuw te beginnen, zodat ik kan puinruimen. Getting Things Done levert mij genoeg voordelen op, waardoor het opnieuw inrichten van mijn systeem lucratief is. Ik heb tegelijkertijd mijn systeem door de jaren heen versimpeld, zodat het beter aansluit bij mijn manier van werken. De originele GTD-variant is voor mij niet altijd even praktisch. Het onderhoud daarvan kost teveel tijd en moeite, waardoor het risico groot is dat je snel afhaakt.

Mocht je zelf nog een goede manier hebben om Getting Things Done vol te houden, dan hoor ik het graag. Opnieuw beginnen is een oplossing, maar praktisch is anders.