Productiviteit

Zo koppel je Todoist aan Google Calendar

Todoist koppelen aan Google Calendar

Hoewel het prettig is dat taken los in een to do-app staan en afspraken in de agenda, is het voor het overzicht niet prettig. Gelukkig is het heel gemakkelijk om Todoist en Google Calendar aan elkaar te koppelen, zodat je bij beide diensten een volledig overzicht hebt. In dit artikel leg ik uit hoe ik Todoist aan mijn Google Calendar heb gekoppeld, en hoe ik ervoor zorg dat ik het overzicht niet kwijt raak.

Combinatie Google Calendar en Todoist

Ik gebruik Google Calendar zowel privé als op mijn werk bij AVROTROS, als plek waar ik mijn afspraken in bijhoud en waarbij ik tijd blokkeer voor grotere taken zodat ik die niet blijf uitstellen (na het advies van Rick Pastoor in GRIP).  Todoist gebruik daarnaast voor alle losse eindjes: van kleine taken tot grote projecten met of zonder deadlines. Deze splitsing werkt goed, vooral omdat ik in Todoist enorm in details kan treden, terwijl ik in Google Calendar meer de grote lijnen uitzet.

Sommige taken moet ik echter verplicht in de ochtend doen, of in een bepaalde volgorde uitvoeren, dus daarvoor gebruik ik een deadline met een datum en tijd. Hierdoor gebruik ik mijn to do-app dus deels als kalender en dan gaat het mis met je overzicht. Daarom heb ik de beide diensten al een lange tijd aan elkaar gekoppeld.

Hoe houd je je kalender en taken overzichtelijk?

In theorie kan deze koppeling ervoor zorgen dat je op beide plekken exact hetzelfde ziet, maar dan op een andere manier vormgegeven. Ik vind het echter niet prettig dat al mijn kalenderafspraken in Todoist staan, en al mijn to do’s in mijn kalender. Gelukkig biedt Todoist opties om dit helemaal te finentunen.

Ik laat bijvoorbeeld alleen taken synchroniseren die een datum en tijd als deadline hebben. Hierdoor verschijnen de taken automatisch als agenda-item op de betreffende dag. Standaard laat ik mijn Todoist-taken als agenda-items voor een uur aanmaken, maar je kunt de afspraak na synchronisatie in Calendar korter of langer maken. Je kunt ook alle taken met een deadline synchroniseren, maar dan heb je bovenaan je dag de blokjes staan met deadlines en ik heb gemerkt dat dat bij mij alleen maar voor afleiding zorgt.

Als je Google Calendar aan Todoist wil koppelen, dan heb ik nog een belangrijke tip voor: maak een losse agenda aan voor je Todoist-taken. Hierdoor krijgen de taken in je kalender automatisch een eigen kleurtje, maar het allerbelangrijkste: je behoudt het overzicht. De eerste keren dat ik beide diensten aan elkaar koppelde heb ik dit niet gedaan en daarna is het een heel karwei om het overzicht weer terug te krijgen. Een extra agenda toevoegen is heel gemakkelijk en het handige is dat je in de weergave de Todoist-agenda aan en uit kunt zetten. Ideaal voor het overzicht.

Zo maak je een nieuwe agenda aan in Google Calendar:

  1. Ga naar calendar.google.com
  2. Klik aan de linkerkant bij Andere agenda’s op het plusje (+)
  3. Klik op Nieuwe agenda maken
  4. Geef de agenda een naam (zelf heet mijn agenda simpelweg Todoist) en klik op Agenda maken

Je kunt de nieuwe agenda weergeven of verbergen in je overzicht, door in het menu aan de linkerkant bij Mijn agenda’s de nieuwe agenda simpelweg aan of uit te vinken. In je app heb je deze optie ook al je op het hamburgermenu klikt.

Hoe koppel je Google Calendar aan Todoist?

Nadat je in Google Calendar een aparte agenda hebt gemaakt voor Todoist, kun je de koppeling tussen beide diensten maken:

  1. Ga naar Todoist.com in je webbrowser
  2. Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon of je eigen profielfoto
  3. Klik op Instellingen
  4. Klik in het menu op Integraties
  5. Klik onder Google Calendar op Koppel agenda
  6. Als je nog niet ingelogd bent in Google moet je nu inloggen en daarna moet je Todoist toegang geven tot Google Calendar: klik op Toestaan
  7. Maak nu een selectie van wat je precies wilt synchroniseren
  8. Klik op Verbinden
  9. Vanaf nu worden alle taken in het desbetreffende project (of in alle projecten) gesynchroniseerd met je agenda.

Optimaliseren van de synchronisatie

In stap zeven kun je exact instellen hoe de synchronisatie tussen Todoist en Google Calendar moet verlopen. Deze instellingen gebruik ik zelf bij mijn koppeling:

  • Kies een agenda: Todoist
  • Synchronisatie: Alle projecten (maar kies een specifiek project als je bijvoorbeeld taken voor je werk niet in je privéagenda wilt hebben)
  • Evenementsduur voor nieuwe taken: 60 minuten
  • Taken zonder tijd: moeten niet worden gesynchroniseerd
  • Als een taak voltooid is: laat deze in Google Calendar staan
  • Label toevoegen aan Google Calendar-taken: dit veld heb ik leeggelaten zodat Calendar-taken geen label meekrijgen