Hoe verplaats je in Gmail automatisch e-mail naar mappen?
Ontvang jij e-mails die je wel wilt bewaren, maar niet perse in je inbox wilt zien? In dit artikel leg ik uit hoe je filters in je mail instelt, waardoor je sommige mailtjes niet meer in de inbox binnenkrijgt, maar in een speciaal mapje.
Deze week is Gmail vijftien jaar oud geworden. Op 1 april 2004 introduceerde Google de maildienst en inmiddels is Gmail met anderhalf miljard gebruikers de populairste e-mailprovider ter wereld. Hoewel Google steeds handige nieuwe functies introduceert, zoals het gepland versturen van e-mails, is het voor velen van ons lastig om de inbox opgeruimd te houden.
Je kunt je inbox opgeruimd houden door handmatig mails te verslepen vanuit de inbox, maar je kunt dit ook automatiseren. Stel dat je wel een nieuwsbrief wil blijven houden, maar niet in je inbox wilt krijgen, dan kun je een filter instellen. Hiermee kun je nieuwsbrieven automatisch verplaatsen naar een mapje. Ik gebruik deze functionaliteit zelf al jaren en het werkt erg fijn!
Zo stel je een filter in Gmail in
Je kunt e-mail in Gmail automatisch in een mapje plaatsen met behulp van filters. Via onderstaand stappenplan stel je in de webbrowser op je computer een filter in:
- Klik in Gmail boven je e-mails op het moertje rechtsboven en klik daarna op Instellingen
- Open het tabblad Filters en geblokkeerde adressen
- Klik op de link ‘Creëer een nieuwe filter’
- Plaats in het veld het e-mailadres waar je bijvoorbeeld altijd nieuwsbrieven van ontvangt (bijvoorbeeld nieuwsbrief@bedrijfsnaam.nl)
Staat er altijd een bepaalde term (zoals nieuwsbrief in de titel)? Voeg dit begrip dan toe aan het veld Onderwerp. Anders worden ook alle andere mails vanaf dit e-mailadres automatisch verplaatst. - Klik op de knop ‘Creëer filter’
- Nu kun je kiezen wat er met de mail moet gebeuren. Selecteer ‘Label toepassen’ en kies het label (Google’s benaming voor mappen) waar de mails heen verplaatst moeten worden. Als het label nog niet bestaat, kun je een nieuw label aanmaken.
- Vink ook ‘Inbox overslaan’ aan. Doe je dit niet, dan verschijnen de mails alsnog in de inbox, maar wel met het door jou gekozen label.
- Selecteer de onderste optie in het overzicht om direct alle e-mails die in de inbox staan en aan je criteria te voldoen te verplaatsen naar de aparte map.
- Eventueel kun je ook de optie ‘Markeer als gelezen’ aanvinken. Ik doe dit zelf niet, zodat ik bijvoorbeeld bij mijn nieuwsbrieven kan zien welke ik nog niet heb gelezen
- Klik op de knop ‘Creëer filter’ en je bent klaar!
Verschijnen er ook mails in het mapje die er niet thuishoren? Of blijven er mails in de inbox hangen die je daar niet meer verwacht? Bewerk dan je filter nog eens en kijk of je de criteria kunt aanscherpen.
Meerdere mailadressen toevoegen aan een filter
Als je een soortgelijke filter wilt gebruiken voor meerdere e-mailadressen, kun je natuurlijk een tweede filter aanmaken. Het is echter handiger om meerdere e-mailadressen aan hetzelfde filter toe te voegen. Je zou verwachten dat je gewoon meerdere e-mailadressen in het veld kan invoeren en hier een komma (of puntkomma) tussen moet zetten. Helaas werkt dit niet. Je zult gebroken haken om de e-mailadressen moeten zetten. Zo moet je filter er dus uitzien: {nieuwsbrief@bedrijfsnaam.nl, nieuwsbrief@bedrijfsnaam2.nl}