De vijf basisstappen van Getting Things Done

“Vergeet je niet om ook een brood mee te nemen?” Dat ene ding onthouden moet wel lukken toch? In de supermarkt ga je netjes je boodschappenlijstje af. Bij thuiskomt blijkt toch dat je dat gevraagde brood bent vergeten. Herkenbaar? De productiviteitsmethode Getting Things Done (GTD) van David Allen zorgt ervoor dat een dergelijke situatie niet meer voorkomt.

Wat is Getting Things Done of GTD?

Getting Things Done (GTD) is een productiviteitsmethode waarmee je sneller kunt werken. Met GTD zet je alles wat je moet doen in een systeem dat je vertrouwt. Hierdoor word je niet om vier uur ’s nachts ineens herinnerd aan die belofte die je overdag hebt gedaan aan een collega. Werk is hierbij trouwens niet alleen je baan, maar zijn ook dingen die thuis moet gebeuren zoals het onkruid verwijderen uit de tuin of het schoonmaken van de toilet.

Getting Things Done is een methode die in het gelijknamige boek van David Allen wordt uitgelegd. Allen geeft aan dat het brein niet bedoeld is om informatie te onthouden, maar ook creatief te zijn. Hoe vaak komt het niet voor dat je ’s nachts denkt aan iets dat moet gebeuren, maar als je op de juiste plaats en tijd bent dat je het bent vergeten? Vergelijk GTD met een boodschappenlijstje, maar dan voor alle werkzaamheden in je leven.

De vijf basisstappen van Getting Things Done

Dit zijn de vijf basisprincipes die er volgens GTD voor moeten zorgen dat je minder snel iets vergeet en productiever wordt:

1. Verzamel alles

De eerste stap is dat je alles verzameld wat je moet doen of moet onthouden. Dit zijn dingen uit je brievenbus, je inbox van je mail, maar ook alles wat je in je hoofd hebt opgeslagen. Noteer alles en sla het op in een todo-app (ik gebruik zelf Todoist) of op een vel papier. Dit laatste is afhankelijk van je voorkeuren. Ik heb zelf het liefst alles digitaal, zodat ik er altijd bij kan. Anderen vinden het juiste prettiger om fysiek items door te kunnen strepen.

Als je begint met Getting Things Done is het handig dat je een middag vrijmaakt om daarin alles wat je bezig houdt te verzamelen. Als je eenmaal begonnen bent met GTD is het noodzakelijk om altijd papier of je smartphone bij de hand te hebben, zodat je taken kan noteren die je te binnen schieten.

2. Verwerk de items

Als je alles hebt verzameld, is het tijd om alles te verwerken en organiseren. Hierbij is het belangrijk dat je bovenaan je lijst begint en slechts één item per keer oppakt. Ook als je er niet uitkomt, is het niet de bedoeling dat je het item terugstopt. Uiteindelijk moeten alle items in één van deze vijf bakjes uitkomen:

• Volgende acties (Next actions)
  • Dit zijn alle acties die je in principe direct kunt uitvoeren als je de tijd hebt. Bij sommige acties is het wel nodig dat de context ook klopt: als je een meubel wilt kopen moet bijvoorbeeld de winkel op dat moment wel open zijn.
• Projecten (Projects)
  • Dit zijn dingen die moeten gebeuren, maar waarvoor meer dan één actie uitgevoerd moet worden. Stel dat je een feestje wil organiseren, dan lijkt de taak ‘Organiseer een feestje’ te zijn. Alleen moet je hiervoor meerdere acties uitvoeren (dag bepalen, uitnodigingen versturen, eten/drinken regelen et cetera).
• In de wacht (Waiting for)
  • In sommige gevallen ben je afhankelijk van iemand anders. Bij een project kun je vaak pas verder als de andere persoon een actie heeft uitgevoerd. Om zicht te houden op welke acties er nog open staan, maak je gebruik van ‘In de wacht’
• Ooit / misschien (Someday / Maybe)
  • Dit zijn dingen die je ooit zou willen doen, maar niet persé nu. Denk bijvoorbeeld aan het maken van een wereldreis of het leren van een nieuwe taal.
• Referentie (Reference)
  • Dit zijn items waar je geen actie op wilt ondernemen, maar die je wel wil bewaren. Denk aan facturen of foto’s.

Om de items op de juiste manier in de juiste categorie te krijgen, loop je per item het volgende stappenplan af:

• Is er geen actie nodig voor het item:
  • Bewaar het item voor het latere referentie
  • Zet het item op je Ooit / misschien-lijst
  • Of gooi het item weg als je er niets mee van plan bent
• Is er wel actie nodig voor het item:
  • Als het korter dan twee minuten duurt, doe het dan direct. De tweeminutenregel is bedacht omdat het ongeveer twee minuten tijd kost om een actie juist op te nemen op de actielijst.
  • Ben jij de juiste persoon om deze actie te doen? Zo niet, delegeer de actie en zet het item op je ‘In de wacht‘-lijst
  • Zet de item op je actielijst. Items waarbij je meerdere acties moet uitvoeren kun je op de ‘Projecten‘-lijst zetten.

3. Wat is de volgende actie?

De simpelste taken kunnen soms voelen als het beklimmen van een berg. Dit komt vaak omdat we niet concreet worden in het vaststellen van de acties. Op actielijstjes zie je vaak dingen staan als ‘Nieuwe plant’ of ‘Oma’. Je weet zelf wel wat je ermee bedoelt, maar doordat je niet concreet de actie opschrijft is het gemakkelijker om de actie uit te stellen. Zet daarom in plaats van ‘Nieuwe plant’ de taak ‘Nieuwe plant kopen bij de Intratuin’ op je lijst, en vervang het item ‘Oma’ met ‘Oma bellen om haar te feliciteren met haar verjaardag’.

Bij dingen die uit meerdere acties bestaan wordt de berg alleen maar groter. Als je je auto winterklaar wilt maken, dan is de actie ‘Auto winterklaar maken’ niet concreet en zorgt het ervoor dat je er niet aan begint. Wanneer is de auto winterklaar? Je hebt winterbanden nodig en misschien is het ook wel handig om het oliepeil en ruitenwisservloeistofpeil te checken en indien nodig de vloeistoffen bij te vullen. Noteer ook direct de eerste actie: ‘Autogarage bellen voor een afspraak.’

Het is soms gemakkelijk om abstract te blijven bij je taken en geen concrete volgende actie te bepalen voor je projecten. Dit zorgt er alleen maar voor dat je niet productief bent. Als je slechts één ding uit Getting Things Done mee zou kunnen nemen, dan is dat het concreet formuleren van je acties. Zorg ervoor je dat je niet van kleine taken enorme grote bergen in je hoofd maakt!

4. Review

Systemen als GTD draaien om vertrouwen. Als jij het systeem niet meer vertrouwt, dan zet je acties niet langer in GTD, maar voer je het op de oude manier uit. Om dit te voorkomen is het nodig om één keer per wek alle openstaande taken en projecten na te lopen. Zijn alle taken nog relevant en zijn er nog taken die je mist? Kies een vast moment voor deze weekly review en trek er rustig wat tijd voor uit. De rest van de week zul je er van profiteren.

5. Onderneem actie

De laatste stap is simpel: werk de acties van je actielijstje af. Het is mooi dat je al je taken hebt georganiseerd, maar je hebt er niets aan als je er uiteindelijk niets mee doet. Getting Things Done zorgt ervoor dat je de meeste hindernissen rondom werk weghaalt, zodat je je kunt focussen op datgene dat echt belangrijk is: dingen afronden.

Het boek Getting Things Done kun je onder andere kopen bij bol.com.