Productiviteit

Takenapps: ik stap over van Todoist naar Google Keep

Todoist naar Google Keep

Nadat ik een paar jaar actief gebruik heb gemaakt van de takenapp Todoist, maak ik de overstap naar een alternatief. Ik ga in april een maand lang Google Keep uitproberen.

Ik moest even spieken, maar ik maak al sinds 2015 gebruik van Todoist voor het bijhouden van mijn taken, doelen en beloftes. Eerlijk is eerlijk: ik ben tot nu toe nog geen app tegengekomen die handiger is voor mijn to do’s dan Todoist. Het aanmaken van een taak gaat op elk platform razendsnel en je hebt veel mogelijkheden om de taken te ordenen. Je kunt een prioriteit instellen (1-4), een deadline aangeven of instellen dat een taak terugkerend is, je kunt een taak in een bepaald project zetten of een specifiek label aan de taak hangen. Ook kun je taken ondergeschikt aan elkaar maken.

Je hebt heel veel opties om je taken te sorteren in Todoist, maar dit komt op geen enkel moment overweldigend over. Je kunt de dienst gebruiken op een manier die bij je past. Van al je taken in één mapje, tot het aanmaken van taken met alle context die je maar nodig hebt. Je kunt ook notities achterlaten bij taken, zodat je altijd alle achtergrondinformatie bij de hand hebt.

Google Keep: een nieuwe manier van werken

Ondanks de enorme lofzang die ik hierboven afsteek over Todoist, ga ik toch met Google Keep iets totaal anders proberen. Todoist is een prachtapp, maar het is wel een takenapp pur sang. Een goed systeem draait in mijn ogen om het inzichtelijk maken van de dingen die je nog moet doen, maar is bovendien een plek waar je informatie zoals notities kwijt kunt.

Ik wil het liefst mijn aantekeningen en nuttige e-mails op dezelfde plaats bewaren, maar de inbox van mijn e-mail is daar niet de juiste plaats voor. In het verleden heb ik Evernote gebruikt om nuttige informatie te bewaren, maar ik merkte toen dat ik constant bezig was met het overzetten van informatie van Todoist naar Evernote en visa versa.

Mijn Google Keep-setup

De ideale app voor mij is dus een plek waar ik zowel mijn taken als mijn notities kwijt kan. Google Keep is in theorie hiervoor een geschikt app. Het is niet de beste to do-app, maar ik heb een methode bedacht die het hopelijk een stukje makkelijker maakt. Ik heb het label ‘_To do’ aangemaakt, een plek voor alle taken. Ik heb met opzet een underscore voor de tekst toegevoegd, zodat dit label bovenin het overzicht komt te staan. Onder het label ‘_To do’ heb ik de volgende notities aangemaakt:

  • To do – Vandaag
  • To do – Deze week
  • To do – Wachten op
  • To do – Grote projecten
  • To do – Later / misschien

De takennotities heb ik grotendeels gebaseerd op de productiviteitsmethode Getting Things Done. Lees ook mijn blog ‘De vijf basisstappen van Getting Things Done‘. Ik heb met opzet niet gekozen om per taak een losse notitie aan te maken, omdat het op deze manier overzichtelijker blijft.

Naast het label ‘_To do’ heb ik nog vier labels: Blog, Werk, Werk-Focus, z-Referentie. Onder het label Blog plaats ik alle ideeën en opzetjes voor Tjitze.nl, Werk ga ik gebruiken voor mijn nieuwe baan, Werk-Focus gebruik ik voor ideeën en opzetjes van mijn techrubriek bij Focus (NPO Radio 1) en z-Referentie gebruik ik voor overige zaken. Ik heb opzettelijk z- hiervoor gezet, zodat dit label onderaan de lijst komt te staan.

Een maand lang testen

Ik denk/hoop dat Google Keep een handige tool voor mijn productiviteit zal zijn, maar ik ga er komende maand achterkomen. Ik verwacht wat betreft notities geen problemen, de grootste uitdagingen zit in het to do-gedeelte. Werkt het om één notitie voor alle taken van die dag te hebben, of stap ik halverwege de maand toch over op losse notities voor de losse taken? Over een maand laat ik weten hoe het mij is vergaan!