Productiviteit

Slimmer werken

Slimmer werken

Ik probeer mijn werk zoveel mogelijk te optimaliseren. Door slimmer werken bespaar ik tijd, moeite en/of geld. Waarom zou je je langer bezig houden met dingen die moeten? Je houdt alleen maar minder tijd over voor dingen die je echt leuk vindt.

Hoewel slimmer werken niet betekent dat je niet hard hoeft te werken, zorgt het er wel voor dat je meer kan doen in minder tijd.

Slimmer werken: ga voorbereid op weg

Ik vergelijk het met twee fietsers die de opdracht krijgen om van A naar B te fietsen. De eerste persoon begint direct aan zijn opdracht. Hij ziet een bordje staan met daarop de richting B. Hij besluit hard te gaan fietsen en de bordjes te volgen. De tweede persoon opent voordat hij op de fiets stapt een navigatieapp. Hij vindt een route die de helft sneller is dan de route die door de bordjes wordt aangegeven. De tweede persoon hoeft zich daardoor minder in te spannen, maar komt toch als eerste aan op de bestemming. Een duidelijk voorbeeld van slimmer werken.

Mensen zijn vaak op zoek naar de snelste route. Als je een haakse bocht op een fietspad hebt, dan zie je vaak een spoor in het gras. Even de bocht afsnijden. Zo’n modderspoor in de berm heet officieel een olifantenpad (zie ook foto boven het artikel). Het bespaart misschien een paar seconden, maar het geeft vooral voldoening.

Wat is werk?

Bij werk denken we vaak alleen aan de werkzaamheden die we uitvoeren omdat we er voor betaald worden. Ik trek het begrip graag iets breder. Volgens mij was het David Allen (auteur van Getting Things Done) die werk bestempelt als alle werkzaamheden die je moet doen om bepaalde doelen te bereiken. Dit kunnen werkzaamheden zijn op je werk, maar geldt ook voor het schoonmaken van je huis of het maken van een afspraak bij de tandarts.

Repetitieve werkzaamheden

Zelf probeer ik slimmer werken vooral in te zetten bij repetitieve werkzaamheden of grote projecten. Zo heb ik op mijn werk bepaalde tooltjes ontwikkeld waarmee ik een set van handelingen automatiseer. Ik heb bijvoorbeeld een tool gemaakt die het toevoegen van een UTM-code (een bepaalde tekst in een link om de herkomst van je bezoeker te bepalen) aan een link versimpelt tot het drukken op het juiste knopje. Een stukje makkelijker dan het handmatig toevoegen van een UTM-code en bovendien minder foutgevoelig.

Er zitten wel risico’s aan slimmer werken. Bij slimmer werken ga je een methode bedenken waardoor je je werk handiger kan doen. Als je bijvoorbeeld de afwas doet, dan heeft het praktisch geen nut om slimme trucjes te bedenken, je kunt beter gewoon beginnen. Ook bij iets complexere taken kan slimmer werken ervoor zorgen dat je van een mug een olifant maken. Begin in zo’n geval liever direct aan je taak!

Paretoprincipe

Slimmer werken betekent dus niet dat je alle werkzaamheden slimmer moet aanpakken. De slimste manier van werken is soms om iets helemaal niet te doen, omdat het bijvoorbeeld te weinig oplevert. Een veelgebruikte regel hierbij is het Paretoprincipe, oftewel de 80-20-regel. Het Paretoprincipe zegt eigenlijk dat tachtig procent van de uitkomsten verklaard kan worden door twintig procent van de oorzaken. Het blijkt een principe dat op veel gebieden in het leven werkt. Bijvoorbeeld: tachtig procent van je e-mail is afkomstig van twintig procent van je contactpersonen.

Om slimmer te werken kun je de 80-20-regel ook toepassen op je werkzaamheden. Als je elke maand 5000 euro omzet moet genereren, ga dan op zoek naar de twintig procent van de werkzaamheden die tachtig procent van de opbrengsten opleveren. Probeer die werkzaamheden uit te breiden, omdat je daar blijkbaar de meeste omzet op kan generen. En vraag je eens af of de tachtig procent van je werkzaamheden die twintig procent van je omzet genereert of je die moeten blijven doen, of dat je daar minder tijd aan moet besteden.

De komende tijd zal ik op mijn blog aandacht besteden aan verschillende onderwerpen rondom slimmer werken. Hoe kun je je werk verder optimaliseren om geld, tijd of moeite te besparen?

Play Hard

Wat doe je met de tijd of het geld die/dat je overhoudt door slimmer werken? Zelf vind ik het heerlijk om te reizen, te wielrennen, te gamen of film te kijken. Op Tjitze.nl besteed ik vanaf morgen ook aandacht dat deze laatste twee hobby’s. In de rubriek Play Hard behandel ik welke films en series ik heb gekeken en welke games ik heb gespeeld.